HAVATOR OY – Tietosuojaseloste

Päivitetty 2.1.2024

Tämän tietosuojaselosteen (”Tietosuojaseloste”) tarkoituksena on kertoa Käyttäjille, miten ja miksi Havator Oy kerää ja käyttää Käyttäjien henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseen, Havatorin tuotteiden ja palveluiden markkinointiin sekä internetsivuston www.havator.fi (”Internetsivusto”) tarjoamiseksi. Käyttäjät voivat olla Havator Oy:n asiakasyritysten edustajia, potentiaalisten asiakasyritysten edustajia tai Internetsivustolla vierailevia henkilöitä (”Käyttäjä”).

1. Rekisterinpitäjä

Tietosuojalainsäädännön mukaisena rekisterinpitäjänä toimii Havator Oy (”Havator”). Havator on vastuussa siitä, että henkilötietoja käsitellään tämän Tietosuojaselosteen ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tietosuoja-asioissa ensisijaisena yhteyshenkilönä toimii:

Lari Niemi

2. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Havator käsittelee Käyttäjiensä henkilötietoja useaan tarkoitukseen, jotka ovat kuvattu alla.

2.1  Asiakassuhde

Havator käsittelee henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseen, ylläpitämiseen ja asiakasviestinnän ja yhteydenottojen käsittelemiseksi. Havatorin tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen, tilausten käsittely ja toimittaminen edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Tältä osin henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti asiakasyrityksen ja Havatorin väliseen sopimukseen sisältäen myös sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamisen ja siihen liittyvän henkilötietojen käsittelyn.

2.2  Markkinointi ja Internetsivusto

Käyttäjien henkilötietoja voidaan käyttää markkinointitarkoituksiin ja Internetsivuston tarjoamiseksi. Käyttäjien henkilötietoja voidaan kerätä ja käyttää, jos Käyttäjä on yhteydessä asiakaspalveluun, tilaa uutiskirjeen, osallistuu kilpailuihin tai muuten osoittaa kiinnostuksensa Havatorin toimintaa kohtaan, esimerkiksi messuilla ja tapahtumissa. Käyttäjän henkilötietoja voidaan käyttää sähköisen markkinointiviestinnän lähettämiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu tältä osin Havatorin oikeutettuun etuun, jonka tarkoituksena on markkinoida Havatorin tuotteita ja palveluja sekä tarjota Käyttäjille olennaista tietoa palveluista ja tuotteista osana Internetsivustoa.

2.3  Tuote- ja palvelukehitys

Havatorin tavoitteena on tarjota laadukkaita tuotteita ja palveluita. Näin ollen Havator voi käyttää Käyttäjän henkilötietoja markkinoiden, käyttäjäryhmien ja Internetsivuston ja tuotteiden ja palveluiden analysointiin tuotteiden ja palveluiden laadun kehittämiseksi ja asiakaskokemuksen parantamiseksi. Tämä henkilötietojen käsittely perustuu Havatorin oikeutettuun etuun kehittää liiketoimintaansa ja tuottaa parempia tuotteita ja palveluita.

Havator käyttää evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita tilastointi- ja markkinointitarkoituksiin, internetsivuston toiminnallisuuksien tarjoamiseksi sekä niiden laadun kehittämiseksi ja käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Lue lisää evästeistä täällä.

2.4  Tietoturvallisuus

Havator voi käsitellä henkilötietoja Internetsivuston ja tietojärjestelmien tietoturvan varmistamiseksi. Havator ylläpitää tietoturvatoimenpiteitä turvatakseen liiketoimintaan liittyvät tiedot, mukaan lukien henkilötiedot, varmistaakseen liiketoimintaan liittyvien palveluiden saatavuuden sekä estääkseen ja selvittääkseen rikollisia toimia. Tietoturvatoimenpiteiden toteuttaminen edellyttää rajatusti myös Käyttäjien henkilötietojen käsittelyä. Tältä osin henkilötietojen käsittely perustuu Havatorin oikeutettuun etuun turvata liiketoiminnan kannalta keskeiset tietojärjestelmät ja tiedot, mukaan lukien Käyttäjien henkilötiedot.

2.5  Rekrytointi

Käyttäjien rekrytointitietoja kerätään kolmannen osapuolen palveluun (Jobilla). Tutustu Jobillan käyttöehtoihin ja tietosuojaselosteeseen Jobillan sivuilla.

2.6  Henkilötietojen käsittely konsernin sisällä

Käyttäjien henkilötietoja voidaan käsitellä Havatorin konsernin sisällä toisen konserniyhtiön toimesta. Tässä tilanteessa henkilötietojen käsittely perustuu Havatorin oikeutettuun etuun järjestää ja hallinnoida asiakassuhteita, markkinointia ja tietoturvatoimenpiteitä konsernin sisällä asianmukaisella ja käytännöllisellä tavalla.

3.  Kerättävät henkilötiedot

3.1  Asiakassuhde

Havator voi asiakassuhteen hoitamiseksi käsitellä henkilötietoja Käyttäjistä. Havator saa käsittelemänsä henkilötiedot säännönmukaisesti Käyttäjältä itseltään tilauksen ja/tai toimituksen yhteydessä, sisältäen muun muassa seuraavia henkilötietoja

• Käyttäjän nimi, asema/titteli ja yhteystiedot;
• asiakasyrityksen tiedot, kuten asiakasyrityksen nimi, Y-tunnus ja asiakasnumero;
• asiakassopimussuhdetta koskevat tiedot, kuten tilausta koskevat tiedot, alku- ja päättymispäivä ja laskutukseen liittyvät tiedot; ja
• tilaukseen ja toimitukseen liittyvä asiakasviestintä ja muut yhteydenotot.

3.2  Markkinointi

Havator voi käsitellä henkilötietoja potentiaalisista asiakkaista ja heidän edustajistaan markkinointitarkoituksiin, kun Käyttäjä ottaa yhteyttä asiakaspalveluun tai tilaa uutiskirjeen tai osallistuu kilpailuihin messuilla tai muissa tapahtumissa. Havator saa käsittelemänsä henkilötiedot säännönmukaisesti Käyttäjältä itseltään. Havator voi kerätä seuraavia henkilötietoja

• Käyttäjän nimi, asema/titteli ja yhteystiedot;
• asiakasyrityksen tiedot, kuten asiakasyrityksen nimi ja toimiala;
• yhteydenoton syy ja siihen liittyvät tiedot; ja
• tilatut uutiskirjeet ja/tai osallistutut tapahtumat.

3.3  Rekrytointi

Havator voi rekrytointisuhteen hoitamiseksi käsitellä henkilötietoja Käyttäjistä kolmannen osapuolen palvelun (Jobilla) kautta. Havator saa käsittelemänsä henkilötiedot säännönmukaisesti Käyttäjältä itseltään hänen hyväksyessään kolmannen osapuolen  käyttöehdot, jotka Käyttäjä vahvistaa kolmannen osapuolen palvelun rekrytointilomakkeella. Tutustu Jobillan käyttöehtoihin ja tietosuojaselosteeseen Jobillan sivuilla.

3.4  Internetsivuston käyttö

Havator voi käsitellä automaattisesti teknisiä tietoja Internetsivuston käytön yhteydessä, kun Käyttäjä liikkuu Internetsivustolla, sisältäen muun muassa seuraavia henkilötietoja

• IP-osoite, laite ID, laitteen malli, käyttöjärjestelmä ja asetukset; ja
• Internetsivuston käyttöön liittyvät aikaleimat ja lokitiedot

Havator voi kerätä myös tietoa käynneistä, käyntimääristä, käyttäjäryhmistä ja liikkumisesta Internetsivustolla evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla tilastointi- ja markkinointitarkoituksessa. Tilastot auttavat ymmärtämään, kuinka Käyttäjät käyttävät Internetsivustoa ja tekemään siitä käyttäjäystävällisemmän. Lue lisää evästeistä täällä.

3.5  Muut lähteet

Havator voi aika ajoin kerätä Käyttäjien henkilötietoja muista lähteistä, kuten julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja kolmansilta osapuolilta, kuten markkinointiyrityksiltä tai sosiaalisesta mediasta.

4.  Tietojen luovuttaminen

Havator voi luovuttaa Käyttäjien henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa:

• muille Havatorin konserniyhtiöille edellä mainittuihin tarkoituksiin;
• luotetuille palveluntarjoajille, jotka toimivat Havatorin lukuun ja joilla ei ole itsenäistä oikeutta käyttää henkilötietoja, jotka Havator luovuttaa heille.  Havator voi käyttää esimerkiksi IT-toimittajia tietojärjestelmien ylläpitoon, markkinointiyrityksiä markkinoinnin edistämiseen, rekrytointijärjestelmiä hakemuksien tallentamiseen tai perintätoimistoja laskujen perimiseen;
• lainsäädännön vaatiessa, kuten haasteeseen vastaamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyyn liittyen;
• jos Havator on mukana sulautumisessa tai liiketoimintakaupassa;
• kun vilpittömässä mielessä uskomme, että tiedon luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi, sinun ja muiden oikeuksien turvaamiseksi, rikosten tutkimiseksi tai vastataksemme viranomaisten pyyntöihin.

5.  Kansainväliset tiedonsiirrot

Havator tai sen konserniyhtiöt tai palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Siinä tapauksessa käytämme asianmukaisia ja vakiintuneita suojamekanismeja, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita, jotka mahdollistavat henkilötietojen siirron palveluntarjoajille kolmansiin maihin. Palveluntarjoajamme, jotka ovat sijoittuneet Yhdysvaltoihin, ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen ns. Privacy Shield -järjestelyyn. Lisätietoa Yhdysvaltojen kauppaministeriön ja Euroopan komission kehittämästä Privacy Shield -ohjelmasta ja siihen liittyvistä henkilötietojen käsittelyä koskevista periaatteista on saatavilla täältä.

6.  Tietojen säilyttäminen

Havator säilyttää Käyttäjien henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, ja tämän jälkeen henkilötiedot hävitetään, ellei lainsäädäntö tai osapuolten sopimukseen perustuvat oikeudet tai velvollisuudet edellytä säilyttämään henkilötiedot pidempään.

Pääasialliset säilytysajat ovat seuraavat:

• Asiakassuhteeseen liittyvät henkilötiedot säilytetään asiakassuhteen ajan ja tämän jälkeen niin kauan kuin sopimussuhteeseen liittyvät oikeudet ja velvollisuudet edellyttävät, kuten laskutuksen hoitaminen, tai niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää, esimerkiksi kirjanpitolaki.
• Markkinointitarkoituksiin kerätyt henkilötiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua osapuolten edellisestä yhteydenotosta, elleivät osapuolten sopimukseen perustuvat oikeudet ja velvollisuudet tai lainsäädäntö edellytä säilyttämään henkilötietoja. Käyttäjän oikeudet markkinointiin liittyen on kuvattu tämän Tietosuojaselosteen kappaleessa 7.

7.  Oikeudet

Käyttäjällä on oikeus saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin, korjata ja päivittää itseänsä koskevat henkilötiedot sekä pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista kuten soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä on säädetty. Lisäksi Käyttäjä voi pyytää henkilötietojensa poistamista. Huomaathan, että kaikkien henkilötietojen poistaminen ei välttämättä ole mahdollista sopimussuhteen aikana lainsäädännön tai sopimussuhteeseen liittyvien velvollisuuksien takia.

Käyttäjällä on oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Käyttäjällä on oikeus kieltää henkilötietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.

Käyttäjällä on oikeus saada itseänsä koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Tämä oikeus koskee Käyttäjän itse luovuttamia henkilötietoja, jotka on kerätty Käyttäjän suostumuksen tai asiakassopimussuhteen perusteella. Siirto-oikeus ei koske sellaisia henkilötietoja, joita käsitellään lakisääteisen velvollisuuden perusteella.

Yllä mainitut pyynnöt voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen: tietosuoja@havator.com.

Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle, jos Käyttäjä kokee, että hänen henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa valituksen voi osoittaa tietosuojavaltuutetun toimistolle: www.tietosuoja.fi

8.  Tietojen suojaaminen

Havatorilla on käytössään asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi hävittämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytökseltä ja asiattomalta pääsyltä tietoihin. Havator rajoittaa pääsyä henkilötietoihin vain sellaisille työntekijöille ja toimeksisaajille, joilla on työnsä puolesta tarve saada kyseisiä tietoja sekä palveluntarjoajille, jotka voivat käsitellä tietoja ainoastaan Havatorin ohjeiden mukaisesti. Kaikkia henkilöitä, joilla on pääsy henkilötietoihin, sitoo salassapitovelvollisuus.

9.  Muutokset

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää Tietosuojaselostetta. Jos teemme muutoksia tähän Tietosuojaselosteeseen, lisäämme tiedon asiasta Internetsivustolla, josta myös löydät uusimman version Tietosuojaselosteesta.

10.  Yhteystiedot

Tietosuojaselosteeseen tai Havatorin säilyttämiin Käyttäjiä koskeviin henkilötietoihin liittyvissä kysymyksissä Käyttäjä voi olla yhteydessä Havatorin yhteyshenkilöön sähköpostitse lari.niemi@havator.com.